Održavanje i upravljanje objektima

Način na koji je organizirano vođenje dokumentacije i praćenje poslova oko održavanja objekata omogućuje efikasno i rentabilno upravljanje sa mogućnosti pogreške svedenom na najmanju moguću mjeru.

Glavna dokumentacija sveobuhvatno prikazuje situaciju na objektima koji se održavaju, a sastoji se od:

  • Tablica svih uređaja i sustava koji se servisiraju – čini podlogu za prikupljanje ponuda na bazi zbirnih količina opreme svih objekata koje održava VMD SERVIS što omogućuje ugovaranje poslova po najpovoljnijim cijenama.
  • Tablica ukupnih troškova i prihoda po objektima – prikazuje stanje planiranih prihoda i rashoda za sve objekte koje održava VMD SERVIS i daje mogućnost planskog raspolaganja sredstvima pričuve, te pravovremeno djelovanje na eventualno povećanje troškova.
  • Godišnji plan održavanja – prikazuje mjesečne obaveze prema aktivnostima koje se trebaju izvršiti na objektima u određenom mjesecu, te da li je obaveza izvršena, omogućuje brz i jednostavan uvid u izvršene aktivnosti po objektima, te sprječava mogućnost da se određene aktivnosti preskoče ili zaborave.
  • Godišnji plan ugovaranja - prikazuje kada i koje ugovore o održavanju opreme treba obnoviti u pojedinom mjesecu, omogućuje da se na vrijeme i cjelovito ugovore svi potrebni poslovi na održavanju objekta.
  • Evidencija plaćanja pričuve – prikazuje stanje dužnika po objektima sa stanjem duga i poduzetim mjerama za njegovo rješenje, strukturirano prema visini iznosa duga. Omogućuje aktivan pristup rješavanju problema dužnika pričuve i uvid u aktivnosti koje su poduzete.
  • Tablica evidencije popravaka iz pričuve - sadrži opis popravka sa evidencijom datuma njegove prijave i otklanjanja, trošak popravka, izvođač na čiji se posao popravak odnosio, te na koji način je nedostatak otklonjen. Registriranje svake prijave nedostatka ili kvara na objektu sa njezinim datumom omogućuje da se u što kraćem periodu prijava riješi, te da se pojedini prijavljeni slučajevi ne zaborave.
  • Tablica garantnih rokova - prikazuje datume isteka garantnih rokova prema vrstama radova po svakom objektu, odnosno do kada trošak popravka snosi investitor, a kada trošak popravka počinje ići na teret pričuve objekta.

Pored navedene glavne dokumentacije vodi se i ostala prateća dokumentacija koju ćemo navesti, a pomoću centralne e-mail adrese Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite. se zaprimaju i evidentiraju sve reklamacije i primjedbe koje se odnose na zajedničke dijelove objekta kao i one koje se odnose na sami prostor korisnika, te se prosljeđuju na rješavanje zaduženim inženjerima ovisno o vrsti reklamacije i objektu na koji se ona odnosi.

Baza kontakata korisnika svih prostora prema objektima omogućuje da se putem e-mail adresa korisnika svi oni na vrlo brz i jednostavan način mogu obavijestiti o raznim aktivnostima koje poduzima VMD SERVIS u održavanju njihovog objekta (upute i termini za kontrolni pregled kanalizacijskih vertikala, upute vezane za pranje fasade,….) dobiti potrebne informacije o održavanju opreme unutar svojih prostora, obavijesti oko isključenja struje od strane HEP-a, te razne druge informacije koje su potrebne da dođu do svakog pojedinog korisnika.

Baza kontakata izvođača prema objektima na kojima su izvodili radove dostavlja se korisnicima prostora kako bi u slučaju potrebe za određenim popravkom, koji se odnosi na radove za koje je istekla garancija, znali kome se trebaju obratiti za određenu vrstu posla.

Plan radova na zajedničkim dijelovima objekta za tekuću godinu obuhvaća sljedeće: obilazak zajedničkih dijelova svakog pojedinog objekta, popis registriranih nedostataka i aktivnosti potrebne da se oni otklone, tlocrtni prikaz okoliša sa naznačenim pozicijama za intervencije, fotodokumentacija nedostataka prema vrstama radova i tablični financijski prikaz prikupljenih ponuda za izvršenje planiranih aktivnosti sa odabranim izvođačem i ukupnim iznosom troškova. Ovo je podloga potrebna da bi se kvalitetno obavio sastanak sa predstavnikom stanara gdje se upoznaje sa cjelokupnim planom za tekuću godinu i planiranim troškovima koji se trebaju podmiriti iz pričuve. Transparentnim prikazom prikupljenih više ponuda i odabranog najpovoljnijeg izvođača opravdava se prihvaćena cijena svakog predviđenog popravka.

Popis dokumentacije za sastanak sa predstavnikom stanara svakog objekta koji se održava minimum jednom godišnje na poziv VMD SERVISA sadrži sljedeću dokumentaciju:

  • Godišnje financijsko izvješće za proteklu godinu
  • Pregled dužnika pričuve i obavljenih radnji
  • Pregled obavljenih poslova za proteklo razdoblje (popravci iz pričuve)
  • Prezentacija Plana radova na zajedničkim dijelovima objekta za tekuću godinu
  • Pregled novougovorenih cijena za redovno održavanje opreme (svake 3 godine)
  • Plan preventivnog čišćenja kanalizacijskih vertikala (za objekte starije od 5 godina)
  • Prijedlog plana zamjene žarulja u LED rasvjetu prema ponudama (za objekte starije od 5 godina)
  • Popis preporučenih izvođača radova sa kontaktima za radove na kojima je istekla garancija
  • Prijedlog za štednju viška sredstava pričuve radi bolje kamate
  • Prijedlog za promjenu distributera električne energije (ušteda na zajedničkoj potrošnji struje)
  • Prijedlog za ugovaranje polica osiguranja za rizične uređaje i opremu (lom stroja dizala i sl.)

Posebno mjesto u održavanju objekata ima svakako VMD KVART koji kao cjelina zahtjeva poseban pristup i zahtjeva određene dodatne aktivnosti u odnosu na druge objekte tako da je za njega izrađena dodatna dokumentacija i to:

  • Upute za hitne intervencije
  • Upute za održavanje uređaja i sustava
  • Upute za garažu za posjetioce
  • Evidencija elektroničkih kartica
  • Evidencija brojila
  • Evidencija specifičnih zajedničkih prostora
  • Priručnik za korisnike prostora

Ovakav način organizacije napravljen je s ciljem da svaki naš korisnik ima što kvalitetniju i bržu uslugu kod prijave reklamacije, te da naši objekti budu uvijek reprezentativnog izgleda, funkcionalni i ugodni za boravak u njima i korištenje.

VMD SERVIS

upravljanje i održavanje
objekata

Kontakt

Strojarska cesta 20 / 25. kat, Zagreb

01 / 6065 222

reklamacije@vmdgrupa.hr

servis@vmdgrupa.hr

01 / 6065 223

Pon - Pet: 9:00 - 17:00

Korisne veze